Spijkenisse MC migreert 2 miljoen documenten naar het HCM VNA

Het beheren van medische gegevens is essentieel om goede en veilige zorg te verlenen. Bij Spijkenisse Medisch Centrum stonden jarenlang twee beeldarchieven naast elkaar, elk met zijn eigen kenmerken. Dit bood flexibiliteit, maar liet ook ruimte voor verbeterpunten. "We merkten dat er meer uniformiteit en efficiëntie nodig was om onze zorgverlening verder te verbeteren," vertelt Sebnem Titiz, projectmanager ICT bij Spijkenisse Medisch Centrum. ‘Daarom zijn we twee jaar geleden gestart met een adviestraject om te kijken hoe we onze systemen konden optimaliseren. De uitkomst: de archieven samenvoegen tot één overzichtelijk en gebruiksvriendelijk systeem.’

Spijkenisse Medisch Centrum besloot Alphatron Zorgverbinders in te schakelen voor de migratie. Sebnem legt uit: “We werkten al met JiveX en het PACS-systeem voor de radiologiebeelden. De documenten uit het andere archief wilden we daarbij voegen. Destijd hebben we bijna alle beeldvormende modaliteiten, documentscanners en werkplekken aan JiveX gekoppeld. Zowel functioneel als financieel gezien was de keuze voor Alphatron dan ook de meest logische.”

Veel verschillende documenttypen

De migratie bleek nog een hele klus. Het was niet alleen een kwestie van data overzetten; het archief moest ook inhoudelijk op de schop. In al die jaren bleken er veel verschillende documenttypen te zijn ontstaan. In totaal bevatten de archieven twee miljoen documenten. Hoe krijg je dat in hemelsnaam op orde? Sebnem: “We hadden eigenlijk geen idee hoe we dit moesten aanvliegen. Er bestaat ook geen landelijke standaard of andere richtlijn op dit gebied. We hebben daarom Alphatron om advies en sturing gevraagd.”

Dat kwam er, in de vorm van consultant Mike Mekking. Hij gaf een goed voorstel voor de structuur, waarmee Spijkenisse Medisch centrum dit aantal aanzienlijk kon reduceren. De gebruikers kregen instructies voor de nieuwe manier van opslaan in JiveX. Alphatron gaf uitleg hierover aan de functioneel beheerder van Spijkenisse Medisch Centrum en zorgde voor een testomgeving. Daarna werden alle scanners gekoppeld met JiveX, zodat nieuwe scans direct op de juiste plek terechtkomen.

Pas toen alles klopte en zorgvuldig was voorbereid, is de migratie in gang gezet. Het overzetten van de twee miljoen documenten gebeurde in tien delen. In totaal duurde de daadwerkelijke migratie acht weken.

"Het gebruiksgemak is in ieder geval verbeterd. We hebben nu zowel medische documenten als beelden overzichtelijk gepresenteerd op één plek."

Meer gebruiksgemak

De gebruikers hebben weinig van de optimalisatie- en migratiewerkzaamheden gemerkt, omdat deze vooral achter de schermen plaatsvonden. Sebnem: “We hebben eigenlijk geen klachten ontvangen, alleen meldingen dat het allemaal goed werkt. Het is nog te vroeg om conclusies te trekken over tijdswinst. Maar het gebruiksgemak is in ieder geval verbeterd. We hebben nu zowel medische documenten als beelden overzichtelijk gepresenteerd op één plek.

Sebnem is zeer tevreden over het verloop van het project. “Alles ging volgens het boekje. Bij elke stap konden we een vinkje zetten. Het was ook prettig dat we ons niet met het technische gedeelte van de migratie hoefden te bemoeien. Alphatron heeft dat -op ons verzoek- volledig overgenomen. Projectmanager Carla de Jong was ons vaste aanspreekpunt; ik kon altijd bij haar terecht met mijn vragen. En er werd snel geschakeld. Toen we aangaven dat we meer sturing nodig hadden, heeft Alphatron direct de persoon met de juiste expertise ingezet. Dat de consultant van Alphatron, ook meteen kon aanschuiven, is denk ik wel heel belangrijk geweest voor dit project.”

"Toen we aangaven dat we meer sturing nodig hadden, heeft Alphatron direct de persoon met de juiste expertise ingezet. Dat de consultant van Alphatron, ook meteen kon aanschuiven, is denk ik wel heel belangrijk geweest voor dit project.”

Sebnem Titiz, projectmanager ICT