Consultancy op locatie brengt flow in ziekenhuisprocessen

"Als Pepijn hier is, is hij gewoon onderdeel van ons team." Aan het woord is Ties Moesker, technisch applicatiebeheerder bij het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven. Hij vertelt enthousiast over de unieke manier van samenwerken waarbij een consultant van Alphatron Zorgverbinders regelmatig een dag meedraait op de werkvloer.

In een modern ziekenhuis zijn systemen voor medische beeldvorming en data-uitwisseling cruciaal. Het Catharina Ziekenhuis werkt al jaren met oplossingen van Alphatron Zorgverbinders, waaronder JiveX. "Dit is uitgegroeid tot één van onze belangrijkste systemen", vertelt Ties. "Met drie beheerders zorgen we er als team voor dat alles blijft draaien. Maar soms mis je net de juiste kennis, kom je ergens niet aan toe of heb je gewoon een frisse blik nodig."

Van project naar vaste samenwerking

Het is alweer een paar jaar geleden dat Pepijn van Baal, technisch applicatie consultant bij Alphatron, regelmatig in het Catharina ziekenhuis kwam om te ondersteunen bij een groot project. "De samenwerking was zo prettig en effectief dat we hem als mens en voor zijn deskundigheid graag wilden behouden om ons te blijven ondersteunen", laat Ties weten. Nu komt Pepijn elke twee maanden een dag langs. "Pepijn heeft zelf ooit in een ziekenhuis gewerkt. Die praktijkervaring in de zorg helpt enorm om te begrijpen hoe onze processen werken. Dus als hij er is, kan hij direct aan de slag."

Direct resultaat

Meestal stuurt Ties alvast een lijstje met vragen en wensen naar Pepijn vlak voordat hij weer een dag langskomt. Maar de echte meerwaarde zit wat Ties betreft in het directe contact. “Als je samen om de tafel of achter een scherm zit, komen er veel meer ideeën naar boven." Pepijn vult aan: "Soms lopen er spontaan collega’s van Ties langs met een vraag. Dat varieert van functioneel beheerders tot eindgebruikers als verpleegkundig personeel. Natuurlijk vang ik hun gesprekken wel eens op. En als ik zo’n vraag hoor, kan ik direct meedenken over een oplossing en het soms meteen implementeren. Dat is de kracht van aanwezig zijn: laagdrempelig, direct en efficiënt."

Pepijn van Baal

Praktijkvoorbeeld

Een mooi voorbeeld van deze hands-on aanpak is de optimalisatie van de prullenbakfunctie in het systeem. "Het Catharina wilde graag dat verwijderde beelden nog een maand beschikbaar bleven in een speciale prullenbak, voor het geval er iets hersteld moet worden," legt Pepijn uit. "Dat is niet standaard dus dat hebben we netjes voor ze ingericht. Na de implementatie merkten de beheerders dat sommige beelden na die maand toch bleven staan. Geen drama, maar wel onhandig vanwege de onnodig grote opslagruimte. Nadat we dit issue tijdens onze gezamenlijke dagstart hadden besproken, kon ik met een kleine aanpassing in het deleteproces dit direct voor ze oplossen. Normaal gesproken moet dit via een heel traject van aanvragen en offertes. Nu was het binnen een half uur geregeld. Dit laat mooi zien wat de efficiëntie is die je bereikt met deze dienstverlening."

Veel leveranciers bieden alleen beheer op afstand aan. Maar wij kunnen al heel veel zelf en hebben juist behoefte aan iemand die af en toe meedraait en met expertise bepaalde zaken proactief oppakt. Deze dienstverlening sluit naadloos aan op onze wensen.

Preventief en leerzaam

De aanwezigheid van Pepijn op locatie levert meer op dan alleen snelle oplossingen. "Hij heeft meerdere keren mogelijke problemen ontdekt die wij zelf niet direct hadden gezien en met ondersteuning op afstand waarschijnlijk ook niet boven waren komen drijven", zegt Ties. "Daarnaast kijken we altijd mee als hij aan het werk is. Niet om te controleren, maar om ervan te leren. Het is in feite een training on the job." Ook voor updates en nieuwe ontwikkelingen is de samenwerking waardevol. "Pepijn houdt ons proactief op de hoogte. Zo worden we nooit verrast en kunnen we er in onze planning rekening mee houden."

Unieke dienstverlening

"Deze vorm van ondersteuning is best uniek", constateert Ties. "Veel leveranciers bieden alleen beheer op afstand aan. Maar wij kunnen al heel veel zelf en hebben juist behoefte aan iemand die af en toe meedraait en met expertise bepaalde zaken proactief oppakt. Deze dienstverlening sluit naadloos aan op onze wensen."

Voor Pepijn voelt het alsof hij echt deel uitmaakt van het team in het Catharina Ziekenhuis. "Ik ken de weg, weet hoe de processen lopen en wie ik waarvoor nodig heb. Als we aan het eind van mijn werkdag in het ziekenhuis met elkaar mijn lijstje afgeronde taken doornemen, hebben we vaak verrassend veel bereikt. Dat geeft een voldaan gevoel, voor het hele team." "Ik zou anderen ziekenhuizen deze vorm van samenwerking zeker aanraden", besluit Ties. "De aanwezigheid en proactiviteit van iemand als Pepijn op de werkvloer, zorgen absoluut voor meerwaarde. Het brengt flow in onze processen en dat is precies waar we naar op zoek zijn."

Ties Moesker