HagaZiekenhuis naar één JiveX omgeving na fusie

"Het was een hectische tijd, maar wel ontzettend leuk om te doen." Willeke van der Lugt, projectmanager bij HagaZiekenhuis, kijkt met trots terug op het complexe project waarbij applicaties van het HagaZiekenhuis in Den Haag en Zoetermeer samengesmolten moesten worden vanwege een fusie. Een project dat mede dankzij de professionele en fijne samenwerking met Alphatron Zorgverbinders een succes werd.

Door de fusie van HagaZiekenhuis Den Haag en LangeLand Ziekenhuis (nu HagaZiekenhuis Zoetermeer) is het grootste topklinische ziekenhuis in de regio ontstaan. "Beide ziekenhuizen hadden een aantal dezelfde applicaties, waaronder JiveX. Maar daarmee werkten ze allebei op een andere manier", vertelt Maurice Thesselaar, die als technisch applicatiebeheerder samen met Willeke een team vormde tijdens het fusietraject. "Onze opdracht was om de werkwijze met JiveX uniform te maken voor iedereen. Dat klinkt simpel, maar dat was het absoluut niet."

“Alphatron zag deze uitdaging tijdig aankomen en had alvast grondig voorbereidend werk gedaan. Die proactiviteit in combinatie met hun expertise, gaf ons een vliegende start. Ze wisten precies welke technische uitdagingen er zouden komen en hoe we die konden aanpakken zonder de dagelijkse patiëntenzorg te verstoren."

Voorsprong dankzij grondige voorbereiding

Het was alsof er een huis moest worden verbouwd terwijl er een nieuwe bewoner introk én waarbij je de huidige bewoners niet tot last wil zijn. Willeke: “Alphatron zag deze uitdaging tijdig aankomen en had alvast grondig voorbereidend werk gedaan. Die proactiviteit in combinatie met hun expertise, gaf ons een vliegende start. Ze wisten precies welke technische uitdagingen er zouden komen en hoe we die konden aanpakken zonder de dagelijkse patiëntenzorg te verstoren."

Voor het ontwerp van de uniforme inrichting van JiveX, koos het projectteam voor een heldere aanpak: de werkwijze van HagaZiekenhuis Den Haag werd leidend, tenzij er goede redenen waren om daarvan af te wijken. Omdat JiveX moest samenwerken met HiX en Vue-PACS, was het cruciaal dat alle systemen gelijktijdig live zouden gaan.

Technische uitdagingen vereisen expertise

Het project kende drie grote technische uitdagingen die alleen met de juiste expertise konden worden aangepakt. "De eerste uitdaging was het migreren van een enorme bak terabytes aan medische beelden van Zoetermeer naar Den Haag zonder de dagelijkse zorgverlening te verstoren", licht Maurice toe. "Daarnaast moesten alle patiëntnummers worden omgenummerd van 7 naar 8 cijfers, waarbij absoluut geen fouten gemaakt mochten worden. Anders zouden we patiëntgegevens kwijtraken. En tot slot hadden we een slimme tussenoplossing nodig om de beelden van modaliteiten als ECG, MRI en röntgen die in Zoetermeer gemaakt worden, in Den Haag te krijgen voor centrale opslag. Voor ons projectteam was het niet haalbaar om op go live-datum hiervoor al een directe koppeling te realiseren tussen beide locaties.”

Alphatron ontwikkelde voor alle drie de uitdagingen een passende oplossing. Een speciaal opgezette verbinding zorgde voor een veilige overdracht van alle beelden van Zoetermeer naar Den Haag. Na het bouwen en testen van een efficiënte oplossing, werden alle patiëntennummers razendsnel omgenummerd tijdens de go live. En een tijdelijke satellietserver in Zoetermeer fungeert nu als intelligente hub om nieuw gemaakte beelden door te sturen naar Den Haag, totdat de rechtstreekse koppeling een feit is.

Prettiger en veiliger werken met CCOW

Ook al was de werkwijze in Den Haag leidend, vanuit Zoetermeer zijn enkele waardevolle applicaties meegekomen waar iedereen beter van wordt. "In Zoetermeer werkten ze met de CCOW-koppeling van Alphatron. Hiermee werken artsen efficiënter omdat patiëntgegevens automatisch synchroniseren tussen twee applicaties op verschillende schermen naast elkaar, zoals JiveX en HiX. Ideaal, want zo heb je altijd op beide schermen informatie van dezelfde patiënt", licht Maurice toe. "Dit hebben we meegenomen in ons project, omdat het gewoon veiliger en prettiger werkt." Ook de HCM-viewer van Alphatron, die in Zoetermeer al werd gebruikt en uitgebreider is dan de viewer in Den Haag, gaan we in de toekomst overal gebruiken.

"Alphatron stond voor, tijdens en na de go-live voor ons klaar, zelfs in het weekend en langs de lijn van het voetbalveld. Die betrokkenheid maakte echt het verschil."

Succesvolle go-live

"De go-live was spannend omdat de drie systemen JiveX, HiX en Vue-PACS tegelijk live moesten", vertelt Willeke. "Natuurlijk waren er bij zo’n ingrijpend proces wat kinderziektes die snel opgelost moesten en ook konden worden. Het belangrijkste was dat de zorgverlening voor de patiënten door kon gaan. En dat is gelukt." Maurice vult aan: "Alphatron stond voor, tijdens en na de go-live voor ons klaar, zelfs in het weekend en langs de lijn van het voetbalveld. Die betrokkenheid maakte echt het verschil."

Willeke vult aan dat de samenwerking niet alleen bij de go-live maar tijdens het hele project fijn was. "Elke week hadden we een effectieve dagstart dat eigenlijk altijd wel begon met een informeel praatje en een kop koffie. Als je zo’n groot project samen doet, is het fijn als je elkaar wat beter kent en de sfeer goed is. En ik moet zeggen, als ik op kantoor ben bij Alphatron in Rotterdam, dan heerst ook echt die gemoedelijke familiesfeer. Ook nu ze groeien verandert dat niet. Ze combineren professionaliteit met persoonlijke betrokkenheid. Dat maak ik zeker niet overal mee."

Remco van der Grift, Applicatiebeheerder: “Mooi dat met dit fusieproject alle patiënten, onderzoeken en beelden van Haga Den Haag, Haga Zoetermeer en RHOC nu gezamenlijk in 1 JiveX database zitten. Dit heeft het beheer een stuk eenvoudiger gemaakt.”

Vlnr: Willeke van der Lugt, Remco van der Grift en Maurice Thesselaar