Catharina Ziekenhuis brengt alle patiëntgegevens samen in JiveX HCM
"Van omslachtig virtueel bladeren naar snel en efficiënt scrollen." Zo beschrijft een cardioloog van het Catharina Ziekenhuis één van de voordelen sinds alle patiëntgegevens in één applicatie staan. Het ziekenhuis heeft begin dit jaar een groot project afgerond waarbij alle digitale en papieren documentatie is samengebracht in JiveX Healthcare Content Management (HCM).
"We hadden te maken met drie verschillende bronnen voor patiëntgegevens", vertelt Wendy Leszczynski, functioneel applicatiebeheerder bij het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven. "Een deel stond in JiveX, een ander deel in Virtual Archive en er was nog een grote hoeveelheid papieren dossiers die op verzoek gedigitaliseerd konden worden. Voor eindgebruikers was het regelmatig zoeken geblazen om dossiers van patiënten boven water en compleet te krijgen. Sommige artsen die hier nog niet zolang werken, wisten niet eens dat er nog dossiers in een andere applicatie dan JiveX stonden. Laat staan dat er zelfs nog papierenmappen in het archief hingen.”
JiveX als logische keuze
Om het werk van de eindgebruikers efficiënter te maken, besloot het Catharina Ziekenhuis om één applicatie te kiezen voor alle patiëntgegevens. Technisch applicatiebeheerder Hugo Traa herinnert zich het moment van die keuze nog goed: "We stonden voor een noodzakelijke update van onze oude applicatie Virtual Archive. Dat zou een kostbare exercitie worden. We besloten die investering niet te doen en in plaats daarvan alles samen te brengen in JiveX: de meest logische keuze.” Bij het Catharina Ziekenhuis wordt JiveX HCM gebruikt als ziekenhuisbreed VNA, voor alle afdelingen buiten radiologie. Naast beelden, video’s en ECG’s worden nu ook documenten centraal opgeslagen. Met de introductie van Document Management op de afdeling Medisch Archief is het ziekenhuis in één keer overgestapt op het inzien van alle documenten en dossiers via de JiveX HCM-viewer. Inmiddels werkt 95% van de afdelingen ermee.
Project in drie stappen
Als langdurige partner en leverancier van JiveX werd Alphatron Zorgverbinders gevraagd de overgang naar één applicatie te realiseren. Het project bestond in feite uit drie onderdelen. "Om te beginnen moesten alle digitale documenten uit Virtual Archive worden gemigreerd naar JiveX", vertelt Wendy. "Daarnaast hebben we nog de bulk aan papieren dossiers. Ook die wilden we laten zien in JiveX. Hiervoor hebben we samen met Alphatron een oplossing bedacht. Als van een patiënt nog een papieren dossier in het Medisch Archief hangt, wordt dit met een kenmerk aangegeven in de JiveX viewer. De eindgebruikers weten dan van het bestaan en kunnen de collega’s bij het Medisch Archief vragen om het in te scannen en digitaal op te slaan in JiveX.”
En daarmee komen we bij het derde onderdeel: het scannen van de papieren dossiers. Hugo: “De scanapparatuur was gekoppeld aan Virtual Archive en moest worden aangepast om het te koppelen aan JiveX. Alphatron heeft hiervoor JiveX Scan Import Gateway. Dankzij deze software kunnen ingescande documenten direct worden opgeslagen in JiveX, voorzien van de juiste labels en metadata. We hebben onze archiefmedewerkers een korte instructie gegeven en kunnen er nu uitstekend mee werken."
"Er is altijd iemand bereikbaar die voor je klaar staat om mee te denken over een oplossing. Die bereikbaarheid en het persoonlijke contact ervaar ik niet overal op dezelfde manier. Voor mij onderscheidt Alphatron zich daar echt mee."
Efficiënt eindresultaat
Na anderhalf jaar hard werken, werd het project in januari 2025 afgerond. "Onze gebruikers hebben nu één totaaloverzicht van alle beschikbare data over elke patiënt", zegt Wendy. "Digitale documenten hebben ze direct bij de hand. Papieren dossiers kunnen worden opgevraagd en zijn binnen enkele uren digitaal beschikbaar in JiveX.”
"Het werkt veel efficiënter", bevestigt één van de cardiologen. "In het oude systeem moest je virtueel 'bladeren' door de pagina's van een dossier. Nu staat alles overzichtelijk en geordend onder elkaar zodat je razendsnel kan scrollen en vinden wat je nodig hebt."
Kracht van jarenlang samenwerken
"Natuurlijk zijn we tegen wat technische uitdagingen aangelopen bij dit project", blikt Hugo terug. "Dan merk je weer hoe het fijn het is dat we al jarenlang goed samenwerken met Alphatron. We weten elkaar snel en makkelijk te vinden. Er is altijd iemand bereikbaar die voor je klaar staat om mee te denken over een oplossing. Die bereikbaarheid en het persoonlijke contact ervaar ik niet overal op dezelfde manier. Voor mij onderscheidt Alphatron zich daar echt mee."
Wendy Leszczynski en Hugo Traa
